Ondernemers (ZZP en MKB) moeten bonnen en facturen minimaal 7 jaar bewaren — onderdeel van de fiscale bewaarplicht. Voor gegevens over onroerende zaken is dit 10 jaar.
Particulieren hebben geen wettelijke bewaarplicht, maar bewaren een kassabon het best zolang de garantie op het product loopt. Digitaal bewaren mag in beide gevallen.
Bewaarplicht voor ondernemers: 7 jaar
Iedere ondernemer in Nederland is wettelijk verplicht een administratie bij te houden en die te bewaren. Deze fiscale bewaarplicht komt voort uit de Algemene wet inzake rijksbelastingen en geldt voor ZZP'ers, eenmanszaken, VOF's en BV's. De standaardtermijn is zeven jaar.
Een kassabon of inkoopbon is een onderdeel van je administratie: het is het bewijs achter een uitgave die je in je boekhouding of BTW-aangifte opvoert. Zonder onderliggende bon kun je een kostenpost of de voorbelasting (BTW) bij een controle niet hardmaken.
De zeven jaar geldt onder meer voor:
- de grootboekadministratie;
- de debiteuren- en crediteurenadministratie;
- de in- en verkoopadministratie (inclusief bonnen en facturen);
- de voorraadadministratie;
- de loonadministratie.
De uitzondering: onroerend goed, 10 jaar
Voor gegevens die te maken hebben met onroerende zaken — denk aan een bedrijfspand of de levering van vastgoed — geldt een langere termijn van tien jaar. Dat hangt samen met de herzieningstermijn voor de BTW op onroerend goed. Heb je dus een pand of verbouwing in je administratie, reken dan op tien jaar voor die stukken.
| Situatie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Ondernemer — administratie & bonnen | 7 jaar |
| Ondernemer — onroerende zaken | 10 jaar |
| Particulier — garantie / aankoopbewijs | Zolang de garantie loopt |
| Particulier — algemeen | Geen wettelijke plicht |
De termijn begint te lopen nadat het belang voor de Belastingdienst is vervallen — in de praktijk meestal na afloop van het boekjaar. Twijfel je over jouw situatie? Raadpleeg de officiële pagina van de Belastingdienst of je boekhouder.
Mag je bonnen digitaal bewaren?
Ja. De Belastingdienst stelt geen eis dat je bonnen op papier bewaart — digitaal bewaren is volledig toegestaan. Je mag een papieren bon zelfs inscannen of fotograferen en daarna het papieren origineel weggooien. Dit heet vervangende opslag of conversie.
De enige voorwaarden zijn dat de digitale versie gedurende de hele bewaartermijn:
- volledig en juist is — alle gegevens van de originele bon;
- leesbaar blijft;
- authentiek is (de inhoud is niet gewijzigd);
- binnen redelijke tijd terug te vinden en te reproduceren is.
Juist daar wringt het bij papieren kassabonnen: die worden vrijwel altijd op thermisch papier gedrukt, dat na maanden tot een paar jaar vervaagt — zeker in een warme auto, portemonnee of la. Een onleesbare bon voldoet niet meer aan de eisen. Digitaal vastleggen lost dat in één keer op — lees hoe dat werkt in onze gids over de digitale kassabon.
En als particulier?
Als consument heb je geen wettelijke bewaarplicht. Toch is een kassabon je belangrijkste bewijsstuk in een aantal gevallen:
- Garantie en recht op herstel. In Nederland heb je recht op een product dat doet wat je ervan mag verwachten. De kassabon bewijst wanneer en waar je kocht — bewaar hem dus zolang de (wettelijke of fabrieks)garantie loopt. Bon tóch kwijt? Lees zo zit het met je garantie zonder bon.
- Ruilen of retourneren. Veel winkels vragen om de bon voordat ze terugnemen of omruilen.
- Verzekering. Bij schade, diefstal of brand vraagt je verzekeraar vaak een aankoopbewijs van duurdere spullen.
Voor een pak melk hoef je niets te bewaren. Voor een wasmachine, telefoon of fiets is het verstandig de bon minstens de hele garantieperiode te bewaren — en omdat thermisch papier vervaagt, het liefst digitaal.
Je bon staat automatisch digitaal vast
Bill-e legt elke kassabon op het moment van afrekenen digitaal vast — met alle artikelen, bedragen en BTW. Geen vervagend papier, geen scannen, geen app. Voor ondernemers is je administratie zo altijd op orde; als consument open je je bon met één tap.
Bekijk hoe het werkt →Veelgestelde vragen
Hoe lang moet ik bonnetjes bewaren voor de Belastingdienst?
Ondernemers (ZZP en MKB) bewaren hun administratie, inclusief bonnen en facturen, minimaal 7 jaar. Voor onroerende zaken is dat 10 jaar. Particulieren hebben geen wettelijke bewaarplicht, maar bewaren een bon het best zolang de garantie loopt.
Mag ik bonnen digitaal bewaren in plaats van op papier?
Ja. Digitaal bewaren is toegestaan. Je mag een papieren bon scannen of digitaal vastleggen en het origineel weggooien, zolang de digitale versie volledig, juist en leesbaar blijft gedurende de hele bewaartermijn en binnen redelijke tijd terug te vinden is.
Hoe lang moet je als particulier een kassabon bewaren?
Je bent als particulier niet verplicht bonnen te bewaren. Toch is het slim: je hebt de bon nodig als aankoopbewijs voor garantie, ruilen of verzekering. Bewaar een bon dus minstens zolang de garantie op het product loopt.
Wat als mijn kassabon vervaagt?
Kassabonnen op thermisch papier vervagen na verloop van tijd. Een vervaagde, onleesbare bon voldoet niet meer als bewijs. Leg belangrijke bonnen daarom digitaal vast — met een foto of automatisch via een digitale kassabon zoals Bill-e.
Deze pagina is algemene informatie, geen fiscaal advies. Voor je eigen situatie zijn de richtlijnen van de Belastingdienst en je boekhouder leidend.