Ja, de btw op een kassabon is aftrekbaar als voorbelasting — tot € 100 inclusief btw geldt de bon als vereenvoudigde factuur. Voorwaarde: er staat een datum, de naam en adresgegevens van de leverancier, een omschrijving van de goederen of diensten en het btw-bedrag (of het tarief om dat te berekenen) op.
Boven de € 100 heb je een volledige factuur nodig, met je eigen bedrijfsgegevens erop.
De vereenvoudigde factuur: wat moet erop?
Een gewone kassabon voldoet lang niet aan alle wettelijke factuureisen — er staat geen factuurnummer op, geen btw-nummer en meestal ook jouw naam niet. Daarom bestaat de vereenvoudigde factuur: voor bedragen tot en met € 100 inclusief btw gelden lichtere eisen, en daar past een goede kassabon precies in.
| Moet erop staan | Mag ontbreken |
|---|---|
| Datum van de bon | Factuurnummer / volgnummer |
| Naam en adresgegevens van de leverancier | Btw-identificatienummer van de leverancier |
| Omschrijving van de goederen of diensten | Jouw naam en adres als afnemer |
| Het btw-bedrag, of het tarief waarmee je het kunt berekenen | Uitsplitsing per btw-tarief zoals op een volledige factuur |
Check dus bij twijfel de bon zelf: staat er alleen een totaalbedrag op zonder btw-vermelding en zonder herkenbare afzender, dan heb je er bij een controle weinig aan.
Boven de € 100: vraag een echte factuur
Koop je voor meer dan € 100 inclusief btw, dan is de kassabon niet genoeg. Vraag bij de kassa om een factuur op naam van je bedrijf — bouwmarkten, groothandels en elektronicazaken kunnen dit vrijwel altijd printen of mailen. Zonder die factuur is de voorbelasting formeel niet aftrekbaar, hoe zakelijk de aankoop ook was.
En let op de bekendste valkuil: de pinbon is geen aankoopbewijs voor de btw. Er staat geen omschrijving en geen btw-bedrag op — alleen dat er betaald is. Wie na het afrekenen alleen het pinbewijs meeneemt en de kassabon laat liggen, heeft bij de aangifte niets in handen.
De vervaagde bon: verdwenen aftrek
Kassabonnen worden vrijwel altijd op thermisch papier geprint, en dat vervaagt — in een portemonnee, achter een zonnig raam of in een warme auto soms al binnen maanden. Dat is meer dan onhandig: je administratie moet zeven jaar bewaard blijven én al die tijd leesbaar zijn. Een bon die bij een controle blanco is, onderbouwt niets meer.
De oplossing is simpel en door de Belastingdienst toegestaan: leg de bon digitaal vast (vervangende opslag) en gooi het papier daarna gerust weg. Doe dat wel meteen bij de aankoop — niet pas in het aangifteweekend, als de helft al grijs is.
Praktisch: vier gewoontes voor de kwartaalaangifte
- Leg de bon vast op de dag van aankoop — niet in het aangifteweekend. Dan is hij nog leesbaar én weet je nog wat het was.
- Neem altijd de kassabon mee, niet alleen de pinbon. Vraag boven de € 100 direct een factuur op bedrijfsnaam.
- Check de vier verplichte gegevens (datum, leverancier, omschrijving, btw) voordat je de winkel uit bent — laten aanvullen kan dan nog.
- Bewaar digitaal, op één plek. Losse foto's tussen vakantiekiekjes tellen formeel wel, maar vindbaar binnen redelijke tijd moet het ook zijn.
Elke zakelijke bon digitaal, met de btw al gesplitst
Bill-e legt de kassabon op het moment van afrekenen digitaal vast — met alle artikelen, bedragen én het btw-bedrag per bon. Geen fotorolletje vol bonnetjes, geen vervaagd papier bij de kwartaalaangifte: je btw-overzicht staat er al.
Bekijk hoe het werkt →Veelgestelde vragen
Is de btw op een kassabon aftrekbaar?
Ja, bij een zakelijke aankoop. Tot € 100 inclusief btw geldt de bon als vereenvoudigde factuur — mits de datum, de leverancier, een omschrijving en het btw-bedrag (of tarief) erop staan.
Wat moet er op de kassabon staan voor btw-aftrek?
De datum, de naam en adresgegevens van de leverancier, een omschrijving van wat er is geleverd, en het btw-bedrag of het tarief waarmee je het kunt berekenen. Je eigen naam, een factuurnummer en het btw-nummer van de leverancier hoeven er niet op.
Is een pinbon genoeg voor btw-aftrek?
Nee. Een pinbon bewijst alleen dat er betaald is; er staat geen omschrijving en geen btw-bedrag op. Bewaar altijd de kassabon zelf (tot € 100 incl. btw) of vraag een factuur.
Wat als mijn kassabon vervaagd is bij de btw-aangifte?
Een onleesbare bon onderbouwt de aftrek niet meer: je administratie moet de hele bewaartermijn van 7 jaar leesbaar blijven. Leg bonnen daarom direct digitaal vast — dat mag (vervangende opslag), bijvoorbeeld automatisch via een digitale kassabon.
Moet mijn bedrijfsnaam op de kassabon staan?
Tot € 100 inclusief btw niet: de gegevens van de afnemer hoeven niet op een vereenvoudigde factuur. Daarboven wel — vraag dan bij de kassa een factuur op naam van je bedrijf.
Deze pagina is algemene informatie, geen fiscaal advies. Voor je eigen situatie zijn de factuureisen van de Belastingdienst, de regels voor het bewaren van je administratie en je boekhouder leidend.